Si estás leyendo este artículo probablemente acabes de perder a un familiar o de enterarte de que apareces como heredero de alguien y no sabes por dónde empezar. Lo primero que tienes que saber es que una herencia, en España, no se resuelve sola. Hay papeles que reunir, plazos que cumplir y trámites que firmar ante notario, y cada documento se pide en un sitio distinto.
Pues bien, después de muchos años llevando sucesiones en nuestro despacho he visto familias enteras paralizarse durante meses porque no sabían qué certificado tocaba primero, qué plazo se les estaba comiendo o dónde se solicitaba cada papel. Voy a tratar de explicarte, con un lenguaje sencillo y comprensible, qué documentación necesitas y en qué orden la tienes que ir reuniendo para que la herencia avance sin sobresaltos. Trabajamos en todo el territorio nacional, así que si te ves perdido estamos aquí para ayudarte.
Qué papeles vas a necesitar sí o sí en cualquier herencia
Da igual si el fallecido dejó testamento o no, si la herencia es enorme o si solo hay una cuenta bancaria de cuatro mil euros. Hay un grupo de documentos que vas a tener que reunir siempre, y conviene que los empieces a pedir desde la primera semana porque algunos tardan en llegar.
La documentación básica te va a servir para tres cosas: acreditar oficialmente que la persona ha fallecido, saber si dejó o no testamento y conocer qué bienes integraban su patrimonio. Sin estos tres bloques no se puede ni empezar a montar una escritura de aceptación de herencia. Mi experiencia me dice que las familias que se organizan con una carpeta el día del entierro acaban la herencia en tres meses, y las que no acaban en doce o más.
El certificado de defunción
El certificado de defunción es el primer papel que vas a pedir y el que más fácil se consigue. Lo expide el Registro Civil del lugar donde se ha producido el fallecimiento, y en él consta la fecha, hora, lugar y causa de la muerte. Lo puedes solicitar presencialmente en la oficina del Registro Civil o a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia con certificado digital o sistema Cl@ve. Suele estar disponible a los pocos días.
Ten en cuenta que vas a necesitar varias copias literales del certificado, no una. Cada vez que toques con un banco, con una compañía de seguros, con el notario, con Hacienda, te van a pedir un original. Pide directamente cinco o seis copias literales el primer día. Te ahorras vueltas al Registro Civil más adelante.
El certificado de últimas voluntades
Este es el documento que te dice si la persona fallecida otorgó testamento y, en caso afirmativo, ante qué notario y en qué fecha. Sin este papel no sabes ni si hay testamento ni dónde buscarlo. Lo expide el Ministerio de Justicia y solo se puede solicitar transcurridos quince días hábiles desde el fallecimiento. Para pedirlo necesitas el certificado de defunción y abonar una tasa pequeña.
Es decir, los primeros quince días después de la muerte no puedes tramitar prácticamente nada porque te falta este certificado. Aprovecha esos quince días para reunir el resto de papeles: certificados bancarios, escrituras, nóminas, documentación de la vivienda habitual. Cuando llegue el certificado de últimas voluntades a tu correo, ya tendrás el resto andando.
El certificado de seguros de cobertura de fallecimiento
Mucha gente lo olvida y es un error caro. El Ministerio de Justicia expide también el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento, que te dice si el fallecido tenía contratadas pólizas de seguro de vida y en qué compañía. Si las tenía, los beneficiarios designados pueden reclamar la indemnización directamente a la aseguradora, y muchas veces esas pólizas son la mayor sorpresa de la herencia.
Hace tiempo tuve una consulta de una familia que llevaba ocho meses tramitando la herencia de su padre, un comercial de Madrid, sin haber pedido este certificado. Cuando finalmente lo solicitaron descubrieron que había una póliza de vida ligada a la hipoteca por valor de 180.000 euros que se podría haber cobrado el primer mes. Por suerte no había prescrito, pero perdieron casi un año de uso de ese dinero. Resumen: pide el certificado de seguros el mismo día que el de últimas voluntades.
Qué cambia si hay testamento y qué cambia si no lo hay
El siguiente bloque de documentos depende de si el fallecido dejó testamento. Y conviene que distingas bien los dos caminos porque la documentación cambia, los plazos cambian y los costes también cambian.
Cuando hay testamento
Si el certificado de últimas voluntades te dice que la persona otorgó testamento, el siguiente paso es acudir a la notaría donde se firmó y pedir copia autorizada del testamento. Para ello presentas el certificado de defunción, el de últimas voluntades y tu documento de identidad acreditando que tienes interés legítimo en conocerlo, es decir, que apareces como heredero, legatario o familiar cercano.
La notaría te entregará una copia autorizada en pocos días. En ella verás quién ha sido nombrado heredero, quién legatario, qué bienes concretos se han atribuido a cada uno y si hay alguna disposición especial, como la designación de un albacea o un contador-partidor que organice el reparto. Este documento es la guía que va a marcar toda la tramitación posterior.
Ten en cuenta que el testamento más habitual en España es el llamado testamento abierto otorgado ante notario, pero también existen el cerrado y el ológrafo, este último escrito de puño y letra del propio testador. Si te dicen que hay un testamento ológrafo guardado en un cajón, conviene que acudas inmediatamente a un abogado especialista porque la protocolización de un testamento ológrafo tiene plazos y formalidades estrictas que se incumplen con facilidad.
Cuando no hay testamento
Si el certificado de últimas voluntades dice que no hay testamento, no es que no haya herencia, simplemente significa que el reparto lo va a marcar la ley en lugar de la voluntad del fallecido. A esta situación se la llama sucesión intestada o abintestato, y obliga a tramitar un papel adicional que se llama acta de declaración de herederos.
El acta de declaración de herederos es el documento que sustituye al testamento. Se firma ante notario cuando los herederos son descendientes, ascendientes o cónyuge, y se tramita en el juzgado cuando los herederos son colaterales como hermanos, sobrinos o primos. Dicho en lenguaje entendible, es el papel oficial que dice quién hereda según lo que manda el Código Civil cuando nadie ha dejado por escrito su voluntad.
Para tramitar el acta ante notario necesitas reunir tres bloques de documentos. Primero, los certificados habituales: defunción y últimas voluntades. Segundo, papeles que acrediten el parentesco con el fallecido: libro de familia, certificados de nacimiento de los herederos, certificado de matrimonio del cónyuge viudo si hay. Tercero, dos testigos que conozcan a la familia y declaren ante el notario sobre la composición del núcleo familiar del fallecido. Los testigos no pueden ser herederos, tienen que ser personas ajenas a la sucesión.
La documentación sobre los bienes que va a heredarse
Hasta aquí solo hemos hablado de papeles sobre la persona fallecida y sobre los herederos. Pero la parte más laboriosa de la documentación es la que se refiere a los bienes que componen el caudal hereditario, porque para cada activo hay que pedir certificados específicos en sitios distintos.
Bienes inmuebles
De cada inmueble que aparezca a nombre del fallecido necesitas tres cosas: la escritura de propiedad, la nota simple registral actualizada y el último recibo del IBI. La escritura te la entrega el notario donde se firmó la compra o, si no la conservas, se puede pedir copia en la notaría correspondiente. La nota simple se obtiene en el Registro de la Propiedad donde está inscrito el inmueble y te informa sobre titularidad, cargas, hipotecas y limitaciones. El IBI lo guarda el ayuntamiento o lo encuentras entre los papeles del fallecido.
Ten en cuenta que si no estás seguro de qué inmuebles tenía el causante, puedes pedir un informe de bienes inmuebles del fallecido al Catastro o realizar consultas en los registros de la propiedad por nombre, aunque estas búsquedas tienen sus límites y a veces hay que tirar de detective con los papeles que quedan en casa: pólizas, recibos, contratos antiguos.
Cuentas bancarias, inversiones y vehículos
El día que comuniques al banco que el titular ha fallecido, la entidad va a bloquear las cuentas y posiciones del causante hasta que acreditéis la condición de heredero. Conviene que esa comunicación la hagáis pronto, porque mientras tanto algunas domiciliaciones siguen cargando y otras se rechazan, y se forma un lío.
Lo que tenéis que pedir al banco es un certificado de posiciones a fecha de fallecimiento, que detalla saldos en cuentas corrientes, depósitos, fondos, planes de pensiones, valores y cualquier producto contratado por el causante. Ese certificado lo necesitarás para el inventario, para el impuesto de sucesiones y para la escritura de aceptación de herencia.
Mi experiencia me dice que los bancos son lentos con esto. No es raro que el certificado de posiciones tarde tres o cuatro semanas en llegar, y a veces hay que reclamar. Cuanto antes lo pidas, mejor. Lo mismo aplica a vehículos: necesitas la documentación del coche y el justificante de pago del último impuesto de circulación.
El impuesto de sucesiones: el reloj que más prisa mete
De todos los plazos que tienes encima, el más urgente es el del impuesto de sucesiones. La ley te da seis meses desde la fecha del fallecimiento para presentar la autoliquidación y pagar lo que corresponda. Pasado ese plazo, empiezan los recargos. Y si tardas mucho, pueden llegar a comerse buena parte de la herencia.
El impuesto de sucesiones está cedido a las comunidades autónomas, lo cual significa que cada una pone sus tipos, sus reducciones y sus bonificaciones. En la Comunidad de Madrid, por ejemplo, los descendientes, cónyuges y ascendientes disfrutan de una bonificación del 99% sobre la cuota, lo cual convierte el impuesto en algo casi simbólico. En otras comunidades autónomas la cosa puede ser muy diferente, y donde herede el cónyuge en Madrid pague cincuenta euros, en otro territorio el mismo cónyuge puede pagar varios miles.
Hace tiempo tuve una consulta de una familia, hijos de un padre fallecido con vivienda en Madrid, dos cuentas y un plan de pensiones, valor total alrededor de 420.000 euros. Llegaron al despacho a los siete meses del fallecimiento convencidos de que aún tenían margen porque «alguien les había dicho que daba lo mismo». Habían perdido la bonificación de prórroga y se les aplicaron recargos. Pese a que les insistí en pedir prórroga el quinto mes, no quisieron creer que el plazo era estricto. Acabaron pagando varios miles de euros que se podrían haber ahorrado completamente. Resumen: el plazo de seis meses no es orientativo, es real.
La prórroga de seis meses
Si ves que no vais a llegar al impuesto en seis meses porque la documentación se está retrasando o porque hay desacuerdos entre los herederos, puedes pedir una prórroga de otros seis meses adicionales. La prórroga se solicita ante la oficina liquidadora competente dentro de los primeros cinco meses desde el fallecimiento, nunca después. Se concede prácticamente automática y te da un año entero para liquidar.
Ten en cuenta que la prórroga implica intereses de demora calculados sobre el impuesto finalmente liquidado, así que tampoco es gratis del todo, pero el coste es muy inferior al de un recargo por presentación fuera de plazo. Recuerda este truco porque mucha gente lo desconoce y paga recargos que se podrían haber evitado pidiendo el papel a tiempo.
La plusvalía municipal en herencias
Si en la herencia hay inmuebles urbanos, además del impuesto de sucesiones hay que liquidar la llamada plusvalía municipal, que es el impuesto sobre el incremento de valor de los terrenos de naturaleza urbana. Lo cobra el ayuntamiento donde está cada inmueble y el plazo también es de seis meses desde el fallecimiento, prorrogable por otros seis si lo pides a tiempo.
La plusvalía ha sido un asunto especialmente conflictivo en los últimos años por sucesivas sentencias del Tribunal Constitucional, así que conviene que la calcule alguien especialista. En algunos casos no toca pagarla, por ejemplo cuando el valor de venta o herencia es inferior al de adquisición original.
La aceptación de herencia ante notario
Cuando ya tienes toda la documentación, certificados, testamento o acta de declaración de herederos, inventario de bienes, valoración y liquidación del impuesto, queda el paso final: la escritura de aceptación y adjudicación de herencia. Se firma ante notario y es el documento que oficialmente convierte a los herederos en titulares de los bienes.
En esa escritura se hace una relación detallada del caudal hereditario, se valoran los bienes, se reconocen las deudas y cargas, y se reparte todo entre los herederos respetando la voluntad del testador o las cuotas legales si no hay testamento. Si os ponéis de acuerdo entre todos, el reparto se decide entre vosotros y se eleva a público sin complicaciones. Si no os ponéis de acuerdo, hay que ir a juicio para que reparta un contador-partidor judicial.
Aceptación pura y aceptación a beneficio de inventario
Cuando firmas la aceptación, tienes que decidir si aceptas la herencia pura y simplemente o si la aceptas a beneficio de inventario. La aceptación pura significa que asumes todo, lo bueno y lo malo, hasta el punto de que las deudas del fallecido pasan a responder con tu patrimonio personal si los bienes heredados no cubren. La aceptación a beneficio de inventario, en cambio, limita tu responsabilidad por las deudas al valor de los bienes heredados, sin que tu patrimonio personal corra riesgo.
Ten en cuenta que si sospechas que el fallecido podía tener deudas relevantes, especialmente porque era empresario, autónomo, avalista de terceros o tenía actividades financieras complejas, lo razonable es ir a una aceptación a beneficio de inventario aunque sea más laboriosa. He visto herederos que han aceptado pura y simplemente convencidos de que la herencia era buena y se han encontrado seis meses después con deudas que se llevaron por delante su propio patrimonio.
Inscripción de los bienes a nombre de los nuevos titulares
Una vez firmada la escritura de aceptación de herencia, queda el último paso administrativo: inscribir cada bien a nombre de su nuevo titular. Para los inmuebles, la inscripción se hace en el Registro de la Propiedad correspondiente, presentando la escritura y el justificante de haber liquidado el impuesto de sucesiones. Para los vehículos, hay que cambiar la titularidad en la Dirección General de Tráfico. Para las cuentas y productos bancarios, hay que llevar la escritura al banco para que active las cuentas a nombre de los nuevos titulares.
Es decir, hasta que no cierras estas inscripciones, los bienes son legalmente tuyos pero no puedes operar libremente con ellos: no puedes vender el piso, ni hipotecarlo, ni poner el coche a tu nombre, ni mover dinero del banco sin más. Mi experiencia me dice que mucha gente firma la escritura de aceptación y se relaja, y deja la inscripción para «más adelante». Luego pasan tres años, hay que vender el piso por motivos sobrevenidos y descubren que aún figura a nombre del padre fallecido, con todos los problemas que eso genera.
Dónde se pide cada papel: una guía rápida
Para que no te vuelvas loco yendo de un sitio a otro, te dejo un resumen orientativo de dónde se solicita cada documento. Apuntátelo en la nevera el día que empieces la tramitación.
- Registro Civil. Aquí pides certificado literal de defunción, certificados de nacimiento de los herederos, certificado de matrimonio del cónyuge viudo y libro de familia si hubiera duplicado.
- Ministerio de Justicia. Aquí pides el certificado de últimas voluntades y el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento. Se puede tramitar online con certificado digital o presencialmente en las gerencias territoriales.
- Notaría. Aquí solicitas copia autorizada del testamento cuando lo haya, tramitas el acta de declaración de herederos si no lo hay y otorgas la escritura de aceptación y adjudicación de herencia.
- Registro de la Propiedad. Aquí pides nota simple de cada inmueble del fallecido y, posteriormente, inscribes la escritura de aceptación de herencia a nombre de los nuevos titulares.
- Catastro y ayuntamiento. Aquí pides la referencia catastral de los inmuebles y los recibos del IBI. En el ayuntamiento liquidas además la plusvalía municipal de los inmuebles urbanos.
- Bancos y aseguradoras. Aquí solicitas certificados de posiciones a fecha de fallecimiento y, en su caso, reclamáis las indemnizaciones de las pólizas de vida que el causante tuviera contratadas.
- Comunidad autónoma. Aquí se presenta la autoliquidación del impuesto de sucesiones y, si toca, se pide la prórroga de seis meses dentro del plazo.
Preguntas frecuentes que recibimos en el despacho
Tengo que pagar el impuesto antes de aceptar la herencia o después
El impuesto se autoliquida y paga dentro de los seis meses desde el fallecimiento, hayas firmado o no la escritura de aceptación de herencia ante notario. Es decir, el impuesto no espera a tu aceptación. Si llegas al sexto mes sin haber firmado la escritura, presentas la autoliquidación igual con los datos que tengas, y luego ya regularizas si fuera necesario.
Puedo aceptar la herencia yo solo sin contar con mis hermanos
Sí, cada heredero puede aceptar o renunciar individualmente a su parte. La aceptación no requiere unanimidad. Lo que sí requiere acuerdo de todos es la partición, es decir, el reparto concreto de qué bien le toca a cada uno. Si no hay acuerdo en la partición, hay que ir a un procedimiento judicial de división de herencia.
Qué pasa si renuncio a la herencia
Si renuncias a la herencia, dejas de ser heredero a todos los efectos. Tu parte se acrece al resto de coherederos del mismo grado o, si renuncian todos, pasa al siguiente orden de llamamiento. Ten en cuenta que la renuncia tiene que ser pura, simple y gratuita, no puedes renunciar a cambio de algo, y debe formalizarse ante notario. Una vez renuncias, la decisión es irrevocable.
Cuánto se tarda en cobrar una herencia con todo bien
Si hay testamento, la documentación está completa y los herederos colaboran, una herencia se puede cerrar en tres o cuatro meses. Si no hay testamento, hay que sumar uno o dos meses por la declaración de herederos. Si hay conflicto entre herederos o bienes complejos como empresas, la cosa puede irse a un año o más.
Y si el fallecido tenía deudas mayores que los bienes
Entonces lo razonable es aceptar a beneficio de inventario o, si el balance está claramente en negativo, renunciar pura y simplemente. Recuerda que aceptar pura y simplemente una herencia con deudas grandes te puede arruinar personalmente, así que antes de firmar nada, investiga bien el pasivo del fallecido y consúltalo con abogados especialistas en derecho sucesorio.
El consejo final que doy a toda familia que viene al despacho
Tramitar una herencia bien no es difícil, pero es laborioso, lleno de plazos cruzados y de papeles que se piden en oficinas distintas. La mayoría de las pifias que veo en consulta se podrían haber evitado con un plan ordenado desde el primer día y con alguien al lado que conozca los atajos.
Si no contratas a un carpintero del barrio para que te haga la reforma eléctrica de un edificio, piensa si es buena opción tramitar una herencia compleja sin un abogado especialista en sucesiones que sepa el orden en que se hacen las cosas. Como dicen en el comercio de toda la vida, los pobres siempre pagan dos veces, primero se ahorran la asesoría y luego pagan los recargos y los pleitos.
Recuerda que de lo que hagas ahora dependerán muchos años de tu vida y del patrimonio que vas a recibir. Si necesitas nuestros servicios estaremos encantados de poder atenderte ya que trabajamos en todo el territorio nacional.
